Як написати супровідний лист до резюме та комерційної пропозиції: приклади та пояснення

4

Знаєте, чим відрізняється текст, що забезпечує результат, від просто хорошого тексту? Системою. І саме умінням вибудовувати системи копірайтер відрізняється від інших людей, які вміють писати. Занадто абстрактно? Давайте предметно.

Уявіть, що у Вас є резюме (про те, як його писати ми докладно розглядали тут) або комерційну пропозицію (детальний практикум по розробці тут). І ось, Ви готові відправити його рекрутеру або потенційному клієнтові. Але Вас не покидає думка, що чогось не вистачає. Потрібно ще написати супровідний лист, хоча б в пару рядків тексту, щоб з прикріпленим документом ознайомилися.

Здавалося б, дуже простий і короткий текст, але багато з них впадають в ступор. Або допускають прикрі помилки, із-за яких резюме або КП терпить фіаско. Прикро.

Щоб вирішити завдання, Ви повинні розуміти, що супровідний лист і доданий до нього документ — це частини однієї системи. І кожна частина повинна чітко виконувати свої функції. Ні більше, ні менше.

Функції супровідного листа та доданого документа

Супровідний лист — це, по суті, продає текст, який продає документ (резюме або КП). Продає не за гроші, а за увагу людини по той бік монітора.

У свою чергу, сам документ спонукає людину перейти на наступний ступінь взаємодії: співбесіда, переговори, пробний замовлення і т. д. В результаті у нас виходить проста послідовність.

Зв’язка супровідного листа і документ

Якщо провалюється хоча б один з елементів, то страждає вся система. Це потрібно розуміти. Не зацікавило супровідний лист — документ або не дивляться, або дивляться поверхово. Не зацікавив (або не подивилися) сам документ — не буде наступного етапу.

Багато припускаються помилки. Вони роблять класне КП або резюме, але не надають значення супровідним листом. В результаті документ летить в урну і поширюється хибна думка, що комерційні пропозиції або резюме не працюють.

Як написати супровідний лист: ключові моменти на прикладах

У 95% випадків супровідний лист відправляється по Email. Тому основний акцент ми зробимо саме на цьому медиаканале. Якщо Ви використовуєте регулярну пошту або факс, то багато з цих рекомендацій також актуальні, але вимагають деяку підстроювання. Про неї я теж розповім трохи нижче.

Перше, що Ви повинні донести до людини — це причину, по якій він взагалі повинен відкривати Ваш лист і читати прикладений до нього документ. Іншими словами, Ви повинні відповісти на головне питання: “Навіщо?”.

1. Тема листа

Починається все з теми. І тут більше половини людей допускають грубі помилки. Парадоксально, але найбільше помилок припускаються саме недосвідчені копірайтери, т. к. намагаються застосувати в темі листа оригінальні заголовки, які тут абсолютно не потрібні.

Тема повинна бути максимально конкретною і доносити суть, щоб одержувач на етапі перегляду пошти відразу розумів, варто йому витрачати час чи ні. Пам’ятайте, що Ваш лист далеко не єдине, тим більше, якщо воно супроводжує резюме.

Приклади поганих тим для письма

Для резюме:

  • Вакансія (вакансій може бути багато, неясно, на яку з них відгук… і відгук чи взагалі?)
  • Більше ви такого співробітника не знайдете! (жодного корисного слова; таких тем приходить багато)
  • Вітаю! Ви знайшли свого кращого програміста! (занадто зухвало; втім, можуть покликати чисто з цікавості, але в більшості випадків лист навіть не читають)
  • (без теми)

Для комерційних пропозицій:

  • Комерційна пропозиція (тема дуже побита і абстрактна)
  • Металопрокат зі знижкою 50%!!! (явна ознака спаму з усіма наслідками, хоча заголовок може зацікавити)
  • А вам коли-небудь робили таку пропозицію? (тема може зацікавити тільки якщо людині нема чим зайнятися; в сегменті В2В найчастіше залишається без уваги)
  • Пропонуємо розглянути можливість закупівлі у нас холодильного обладнання за спеціальними цінами тільки до 1 серпня (занадто довга і нав’язлива тема — спам!)

В ідеалі тема листа повинна складатися з 1-5 слів, при цьому максимально конкретно передавати суть Вашого послання. Без витребеньок. Пам’ятайте, що по той бік монітора теж сидить жива людина, яка не любить спам і втомився, розгрібаючи пошту. Спростіть йому завдання, і він скаже Вам спасибі.

Приклади гарних тем для письма

Для резюме:

  • Відгук на вакансію (комерційний директор) — Іванов В. І.
  • Резюме (комерційний директор) — Іванов В. І.

Перша тема використовується для “холодного” відгуку, тобто коли Ви ще не спілкувалися ні з HR-му, ні з іншим представником компанії. Друга тема використовується після попередньої бесіди, наприклад, по телефону, коли Ви домовилися про відправку резюме, і чоловік його чекає.

Головна перевага такої теми — людина вже знає, що всередині, і легко може знайти Ваш лист в потоці кореспонденції (якщо буде потрібно). Але, головне, людина буде Вам вдячний за те, що Ви заощадили його час і надали потрібну інформацію. Максимально просто і доступно. Де вдячність — там розташування. А де розташування — там вибір у Вашу користь.

Для комерційних пропозицій:

  • Поставки металопрокату (ТОВ “Ваша компанія”)
  • Замовлення на будівництво будинків (наприклад, якщо Ви пропонуєте рекламні послуги по залученню клієнтів)
  • Технічне обслуговування серверів
  • Комерційна пропозиція на вантажоперевезення (ТОВ “Ваша компанія”) (якщо Ваше КП вже чекають)

Тут потрібно прояснити один важливий момент. На відміну від супровідного листа для резюме, для комерційних пропозицій спектр тем набагато ширше і залежить від типу КП: “холодне” або “гаряче”.

У випадку з “холодним” типом КП у Вас де-факто звичайний спам, і заголовки можуть бути будь-якими. Головне — щоб вони привернули увагу одержувача і змусили його відкрити і прочитати лист.

У випадку з “гарячим” комерційним пропозицією можна не випендрюватися, оскільки інформацію вже чекають, і можна просто і конкретно написати, що всередині листа.

Останнім часом я проводжу багато експериментів з “холодними” КП і зауважив, що навіть у разі масової розсилки краще працюють прості та конкретні заголовки, які чітко позначають тему розмови, але не розкривають подробиці. Так одержувач розуміє, що тема стосується і відкриває лист, де отримує більш розгорнуту інформацію.

Ех… А пам’ятаєте, коли інтернету не було і використовувалися звичайні листи? Все-таки, була в них якась романтика. Та й зберігати можна було. Для спогадів. Все-таки, як не крути, у електронних листів цінність набагато менше.

2. Текст листа

Супровідний лист не повинен бути великим. Як правило, обсягу до 500-700 знаків більш ніж достатньо, щоб донести суть і перевести читача на основний документ.

Довгі “простирадла” все одно ніхто не читатиме. Особливо “на холодну”. Більш того, чим більше абстрактного тексту, тим менше бажання його читати і більше роздратування, оскільки Ви не поважаєте час людини.

Пам’ятайте: чим сильніше Ви полегшуєте життя людині, чим простіше доносите до нього інформацію (корисну інформацію, зрозуміло), тим більше він Вам розташований. А де розташування — там вибір у Вашу користь.

Далі, для кращого розуміння давайте розглянемо окремо тексти супровідного листа для резюме і комерційних пропозицій з прикладами.

Текст супровідного листа для резюме

Отже, завдання: викликати у людини інтерес до нашого резюме, щоб він вдумливо і уважно з ним ознайомився. Для цього запам’ятовуємо перше правило: викидаємо всю муть, яку пишуть в інтернеті в якості зразка. Ось такого роду:

Поганий приклад! Не повторювати!

Доброго дня!

Я подивився вакансію менеджера з продажів у Вашій компанії, і вона мене зацікавила. Я переконаний, що мої знання, досвід та високі професійні якості укупі з цілеспрямованістю, комунікабельністю, стресостійкістю та націленістю на результат стануть хорошою підмогою в розвитку Вашої фірми і виведуть її на новий виток розвитку в майбутньому.

Для більш детального ознайомлення з моєю кандидатурою прошу розглянути моє резюме, яке додаю.

Спасибі.

Бла-бла-бла. Купа тексту, і нічого по суті. І таке часто-густо. Кожен претендент (на посаду копірайтера, чомусь, особливо) думає, що він унікальний, креативний і неповторний. Але сувора правда життя в тому, що такий лист зустрічається в кожному другому випадку. І коли таких листів десятки, то волею-неволею починає сіпатися брову.

Щоб скласти гарний супровідний лист для резюме, тримаєте в розумі головне завдання: пояснити людині максимально просто і доступно, чому Ви підходите для вакантної посади і, головне, чому людина має вникнути у Ваше резюме. У таких випадках можна зробити в’язку листа і резюме. Подивіться, як це робиться на прикладі.

Приклад правильного супровідного тексту для резюме

Відгук на вакансію (комерційний директор) — Іванов В. І.

Добрий День!

Я хочу пройти співбесіду на посаду комерційного директора у Вашій компанії. На попередній роботі я обіймав аналогічну посаду і вирішував необхідні завдання. Плюс, вибудував автономний відділ продажів з 40 осіб, збільшивши його ефективність на 178%.

Всі подробиці в резюме, яке додаю.

Будь ласка, використовуйте для зв’язку основний телефон: +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ

Гарного дня!

Зверніть увагу на кілька простих трюків, які використовувалися в тексті листа.

  • Ми заявляємо про проміжному намір пройти співбесіду, а не отримати роботу. Тут подвійне дно: з одного боку, погодитися на співбесіду простіше, ніж погодитися дати посаду. А по-друге, людина на тому кінці бачить, що у Вас професійний підхід, і не тільки він вибирає Вас, але й Ви вибираєте з декількох компаній.
  • Ви з ходу пояснюєте, чому Ви підходите для цієї посади підкріплюється свої слова фактами.
  • Ми робимо затравку і зв’язку з резюме. Людині стає цікаво, що Ви за фахівець, де працювали і що можете. Це все одно що знайти карту скарбів і захотіти дослідити її.
  • Незважаючи на те, що супровідний лист порівняно невелике, воно написано по моделі AIDA.
  • Ідею Ви зрозуміли. Давайте підсумуємо, чого бути в супровідному листі не повинно.

  • Абстрактного самозамилування (Я — вінець комунікабельності та працездатності).
  • Бульварних загравань (Чому саме я підходжу? Я вам відповім! Я — The Best!).
  • Інформації, що не відноситься до справи (Все почалося ще в школі. Я тоді носив штани з зачесом і безглуздий светр).
  • Зайвої оригінальності (Повелитель продажу підкорить Вашу душу!)
  • Панібратства (Привіт! Я чув, у тебе є крута вакансія, даючи я свого кореша подгоню).
  • Приторного хвастощів (Я виведу вашу компанію на новий рівень і перегризу горлянку будь-кому, хто стане на моєму шляху!).
  • Компрометуючих Email-адрес ([email protected])
  • Текст супровідного листа для комерційного пропозиції

    У випадку з супровідними листами для комерційних пропозицій, у Вас є більше ступенів свободи. Справа в тому, що тут є як мінімум чотири варіанти.

    Варіант №1: “гаряче” КП (або інші документи)

    У цьому варіанті від Вас чекають документи за попередньою домовленістю. Тому лист простий і типове. Я б навіть сказав, технічне.

    Приклад:

    Комерційна пропозиція та протокол погодження

    Добрий День, %ім’я%

    Висилаю комерційну пропозицію та протокол узгодження ціни, як і домовлялися.

    Гарного дня!

    Більше тут нічого не потрібно, тому що від Вас за замовчуванням чекають інформацію з програми. Єдине виключення — це якщо Вам потрібно, щоб одержувач звернув увагу на ті або інші моменти. Тоді Ви їх також прописуєте в листі. Наприклад, нагадуєте, що до кінця акції з 50%-ю знижкою залишається всього 2 дні.

    Варіант №2: “холодне” КП без листа

    Це одна з різновидів спаму. Суть її в тому, що Ви замість супровідного листа використовуєте текст комерційної пропозиції і відправляєте масово по таргет-листу. В ідеалі — з персоналізацією.

    Такий підхід не завжди, але у мене є кілька кейсів, в яких він себе повністю виправдав і показав результат вище, ніж в інших варіантах, про які Ви прочитаєте нижче.

    Головна перевага такого підходу — людині не потрібно завантажувати або відкривати прикладений файл. Вся інформація доноситься прямо в листі і скорочує кількість зайвих кліків. Менше кліків — вище конверсія. Але не завжди, і про це потрібно пам’ятати.

    Варіант №3: супровідний лист без вкладення

    У цьому підході Ви відправляєте тільки короткий лист, без вкладеного КП. Суть цього підходу — викликати інтерес і спровокувати відгук. І тільки потім висилати компред. Подивіться, як це реалізується на прикладі.

    Друкована продукція

    Добрий День, %ім’я%

    Мене звуть Іван Іванов, я комерційний директор компанії “Суперпрінт”, і я хочу повністю закрити Вашу потребу у друкованій продукції.

    Моя пропозиція включає в себе скорочення Ваших витрат до 30%, бонусний тираж і доставку з друкарні протягом 24 годин,навіть у вихідні дні.

    Зателефонуйте мені по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ, щоб обговорити деталі або відповідайте на цей лист протягом 3-х робочих днів, щоб отримати комерційну пропозицію.

    Гарного дня!

    Зверніть увагу: ми представляємося, коротко доносимо суть і закриваємо людини на два варіанти подальших дій. Без загравань. Без витребеньок. Без копирайтерских хитрощів. Такий підхід добре використовувати, коли потрібно протестувати зацікавленість потенційних клієнтів у Ваших товари і/або послуги.

    Варіант №4: супровідний лист + “холодний” компред

    Класична зв’язка, компромісний варіант. Обов’язково потрібно тестувати, т. к. іноді надає зворотний ефект: “Мало того що відправляють спам, так ще і з вкладенням, — нечуване нахабство!”

    В іншому зберігається загальне ідейне спрямування:

  • Представляємося
  • Доносимо суть, відповідаючи на питання “Навіщо?”
  • Цікавимо вигідною пропозицією
  • Переводимо на вкладений файл
  • Подивіться, як це виглядає на прикладі.

    Поставки металопрокату

    Добрий День, %ім’я%

    Мене звуть Іван Іванов, я комерційний директор компанії “СуперМеталлопрокат”, і я хочу стати ексклюзивним постачальником металопрокату для Вашої компанії.

    Моя пропозиція включає в себе скорочення Ваших витрат до 30%, доставку партії до 200 тонн протягом 24 годин в будь-яку точку Москви і Московської області, а також кілька інших бонусів. Щоб Вам було зручніше, я виклав суть у доданому файлі.

    Для обговорення деталей зателефонуйте мені по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.

    Гарного дня!

    Зверніть увагу на слово “ексклюзивний”. Тут використовується принцип контрасту і провокація. Тобто свідомо закладається підвищена планка, щоб було більше маневрів при переговорах. Я детально опишу цю техніку в одній з наступних статей.

    Дуже важливий виняток

    Люди старої закалки краще сприймають листи на папері і на «своєму» мовою.

    Іноді бувають випадки, коли простий підхід не працює. Просто тому що є аудиторія, яка не звикла так сприймати інформацію. Як правило, це люди старого гарту (чоловіки 50+). Такі люди багато чого побачили і звикли до двох речей:

  • Відчувати інформацію в руках. Іншими словами, їм потрібно подавати інформацію на паперовому носії. Ще краще — у вигляді вхідного листа на організацію (особливо актуально для держкомпаній).
  • Сприймати на своїй мові. Тобто їм потрібно все викладати на канцелярському, ветуватому, офіційно-діловій мові.
  • Подивіться приклад такого супровідного листа. Пам’ятайте, що воно на паперовому носії з відповідними шапками.

    Шановний Іван Іванович!

    Просимо Вас розглянути можливість включення в тендерну заявку металопрокату виробництва ТОВ “Суперметаллопрокат” як сертифікованого будівельного матеріалу для Ваших виробничих ліній.

    Доводимо до Вашого відома, що у разі реалізації тендерної заявки і закупівлю металопрокату виробництва ТОВ “Суперметаллопрокат” через відповідні процедури, економія коштів на закупівлі для Вашого підприємства складе більше 2 млн. рублів при збереженні необхідного рівня якості продукції, що пред’являється ГОСТ.

    Просимо дати відповідь протягом 7 робочих днів з моменту отримання даного листа.

    Складно читати, важко сприймати, але на те це і виключення.

    Зразок супровідного листа

    На завершення декілька слів про зразках. Особливо про тих, які є у відкритому доступі. Я вже про це говорив і повторюся: універсальних зразків не існує. Ваша ситуація унікальна, і вирішуйте завдання, виходячи з тих даних, які у Вас є.

    Наприклад, якщо Ви копірайтер і хочете влаштуватися в IT-компанію технічним письменником, зробіть налаштування в супровідному листі. Не варто копіювати зразки з відкритих джерел, які в кращому випадку змішають Вас з “сірою масою”, а в гіршому — заберуть з-під носа перспективну можливість.

    Якщо так виходить, що ситуація складна, опишіть її в коментарях — будемо розбиратися разом.

    У Вас все вийде!

    Щиро Ваш,