Як написати лист подяки: зразок, шаблон та приклад тексту

0
3

Подячний лист — один із кращих інструментів обопільного піару. При грамотному використанні це не тільки спосіб висловити вдячність і сказати «Спасибі», але й знайти нових клієнтів, встановити і закріпити корисні ділові зв’язки (нетворкінг) і навіть підвищити продажі. Собі. Про це та про інше з прикладами, шаблонами, зразками і бланком, щоб завантажити, — в сьогоднішній статті.

Сила подячного листа

Оскільки лист подяки в більшості випадків пишеться на фірмовому бланку та завіряється печаткою (не завжди) і підписом, то його сприймають як офіційний документ. І тут спрацьовує тригер забобонів: раз офіційний документ, то справжність його не викликає сумнівів. І якщо звичайним відгуками можуть не повірити, то подячним листів вірять практично завжди.

Крім того, раз ми заговорили про психологічних тригерах, то тут актуальні ще три:

  • Соціальне доказ. Коли Ви показуєте клієнтам подячні листи, вони бачать, що Ваші товари або послуги користуються попитом і з більшою охотою звертаються до Вас.
  • Авторитет. Мало того, що офіційні подяки виглядають досить ефектно, вони передають Вам або Вашій компанії «вага» тих, хто дякує. І чим солідніше автор листа, тим більше враження він справляє на читача.
  • Прихильність. Ви можете за своєю ініціативою написати лист подяки, щоб розташувати до себе людину. Це відмінний інструмент встановлення і посилення ділових зв’язків.
  • Іншими словами, незалежно від того, чи виражаєте Ви або приймаєте подяку, письмово зафіксоване «Спасибі!» грає на руку обом сторонам. Більше того, це один з небагатьох маркетингових інструментів у яких практично немає протипоказань і побічних ефектів (головне — не перегинати палицю, та про це — трохи нижче).

    Види листів подяки

    Умовно можна виділити три види:

    • Формальні листи
    • Кейси
    • Непряма реклама

    Давайте розглянемо кожен з них окремо.

    1. Формальні листи подяки

    Мабуть, це найпоширеніший вид. Відрізняється універсальністю і абстрактностью, без будь-якої конкретики. Носить, швидше, номінальний характер і найчастіше пишеться в офіційно-діловому стилі за шаблоном. Перед основним текстом йде заголовок «Подяку» або аналог.

    Шаблон формального подячного листа.

    Давайте розглянемо, як цей шаблон реалізувати на практиці. Як я вже говорив, він універсальний, а тому підходить для будь-яких ситуацій і ні до чого не зобов’язує. Обсяг тексту при цьому може бути будь-яким: від двох рядків до сторінки А4 (рідко і потрібно постаратися — стільки «води» налити!). На практиці 1-2 абзаців більш ніж достатньо.

    а) лист Подяки за співпрацю (приклад)

    Компанія ТОВ «Роги і копита» висловлює подяку ТДВ «Срібні підкови» за
    співробітництво та високий рівень сервісу.

    Подібний зразок можна використовувати не тільки в корпоративному сегменті, але і для приватних потреб, наприклад, щоб сказати «спасибі» вчителю, вихователю або батькам в опікунській раді. Подивіться.

    б) лист Подяки батькам (приклад)

    Адміністрація школи №12345 висловлює подяку батькам учня 11 «В» класу, Іванова Івана, за активну участь у підготовці до фестивалю «Весна-2018».

    При цьому зверніть увагу, що лист може бути як із згадкою конкретної людини, так і збірним, вказує на групу людей (наприклад, бути адресовано всім батькам).

    в) лист-подяку співробітнику (приклад)

    ТОВ «Синій трамвайчик» висловлює подяку головному бухгалтеру Іванової Ганні Іванівні за чесність, сумлінне виконання посадових обов’язків і мужнє проходження перевірки держконтролю і Обез.

    Бувають ситуації, коли «Спасибі» мало і хочеться зміцнити відносини. У такій ситуації можна використовувати посилений шаблон.

    Зразок посиленого подячного листа

    Тут все те ж саме, тільки в кінці використовується єднальна вставка, яка дає зрозуміти, що це тільки початок, і за вдячністю слід продовження відносин.

    г) лист Подяки керівнику (приклад)

    Колектив ТОВ «Лакмусовий індикатор» висловлює подяку керівнику відділу продажів Сергєєву Сергію Сергійовичу за професійний підхід до управління та мотивації співробітників. Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

    Як бачите, тексти формальних подячних листів схожі і трохи менше ніж повністю складаються з штампів і кліше. Так, вони нудні. Проте в цьому їх і особливість. Вони витримані так, як їх очікують побачити. Ні більше ні менше. Крім того, креатив в подяках далеко не всі можуть зрозуміти і оцінити, особливо якщо Ви плануєте використовувати листи як маркетинговий інструмент.

    Справа в тому, що ключове значення має саме наявність листа, а не його зміст. Наприклад, якщо у Вас подяку від Державної Думи або «Газпрому», яка різниця, що в ній написано? Більш того, формальні листи прості в написанні, ні до чого не зобов’язують і ніяк не компрометують автора. Що у світлі певних обставина вельми актуально.

    2. Подячний лист як кейс

    Це більш складний формат, але він працює на порядок ефективніше для того, кого дякують. Втім, він же і вимагає додаткової відповідальності від автора. Головна особливість і відмінність від попереднього формату: тут конкретно вказується результат, за який говорять «Спасибі». Шаблон листа виглядає ось так.

    Шаблон листа-кейсу.

    д) лист Подяки за допомогу (приклад)

    ІД «Скрепка» дякує ІП Іванова І. в. за допомогу в підготовці продає презентації. Розроблена презентація справила враження на потенційних партнерів видавництва і стала ключовою складовою до закриття угоди на суму 15 млн. рублів. Сподіваємося на подальшу співпрацю.

    Хороша новина: при підготовці листів-кейсів немає жорстких вимог. Їх можна писати у вільному стилі: офіційно-діловому або в нейтральному, у розмовному — як завгодно. Особисто я прихильник нейтрального стилю, тому що, як вже писав, креативні хитрощі далеко не всі можуть зрозуміти і оцінити. Головне — щоб у листі фігурували цифри і факти. На практиці лист може виглядати ось так.

    Приклад подячного листа (кейса).

    Кейс — це готовий маркетинговий інструмент, який свідчить про те, що людина, яку дякують, вміє вирішувати поставлену задачу і орієнтується на результат. Це цінується і справляє враження куди сильніше. До речі, підхід можна використовувати і в побутових ситуаціях. Подивіться інший зразок.

    е) лист Подяки саду (приклад)

    Батьківський комітет групи №1 висловлює подяку адміністрації ДДУ №1 і особисто голова, Іванової Ганні Іванівні, за додаткові заходи, вжиті для забезпечення безпеки вихованців. За ініціативою Іванової А. В. дитячий садок був обладнаний комплексною системою відеоспостереження, а гірки на майданчиках замінені на травмобезпечні.

    Втім, в таких листах є нюанс. Якщо перегнути палицю з емоційної складової, можна отримати протилежний ефект. На цьому, до речі, заснований вельми підступний принцип «зміщення начальника». Якщо цікаво, напишіть в коментарях — я розповім про нього детальніше.

    Якщо Ви хочете висловити щиру подяку «живою мовою», то пишіть як відчуваєте. Тоді лист вийде куди більш емоційним і чіпляти. Наприклад так.

    ж) Жива подяку

    Від усієї душі хочу подякувати адміністратора спортивного центру «ХХХХХ» Іванову Ганну. Я втратив барсетку з документами та гаманцем за день до відпустки і думав, що це кінець. Ганна не тільки організувала пошук, але і доставила пропажу до мене на роботу протягом 20 хвилин. Такого професіоналізму та сервісу я ще не зустрічав. Спасибі величезне!

    За таким же принципом можна писати подяку вихователю, кур’єрові, організації — кому завгодно.

    Лист-кейс можна написати і особисто. Але тоді це вже не буде публічний документ, і використовувати його в якості маркетингового інструменту не вийде. Таємниця приватного листування, як-ніяк.

    3. Подячний лист як непряма реклама

    Цей тип чимось схожий на кейси. Але має одну важливу особливість. В ході предметного опису робиться акцент на комерційній складовій товарів або послуг того, хто говорить «спасибі». Прийом досить хитрий. Подивіться приклад.

    е) лист Подяки вчителю

    Хочу сказати спасибі вчителю інформатики СШ №1, Іванову В. І., за те, що прищепив любов до програмування і навчив його основам. Завдяки його базі я отримав професійну освіту і заснував компанію «ЕОМ Солюшнз», яка на сьогоднішній день є одним з основних постачальником послуг ІТ-аутсорсингу в Австралію і Сідней. Рекомендую Іванова В. І. як першокласного викладача.

    Іншими словами, основна ідея цього листа — це подякувати і розповісти про себе. І тут особливо важливе почуття міри. В іншому випадку вийде негарно. Ідеальний варіант: підкреслити гідності того, кому пишете лист і підсилити ці достоїнства своїм продуктом. В реальності лист може виглядати ось так.

    Приклад подячного листа.

    Наочний приклад того, як можна і висловити подяку, і розповісти про видання і організованій виставці.

    Як отримати лист подяки

    Якщо з написанням все більш-менш зрозуміло, то постає питання: як отримати лист подяки, скажімо, від клієнта? Більш того, не просто відгук по електронній пошті, а фірмовий бланк з печаткою і підписом. Тут є три варіанти.

  • Варіант №1: чекати, поки клієнт сам запропонує написати. Для цього потрібно перевершити всі очікування, та й то ймовірність такого результату вкрай низька. Тому я цей варіант не рекомендую.
  • Варіант №2: попросити написати лист подяки. Непоганий варіант, але застосовувати його треба відразу після завершення роботи, поки сильні враження. Втім, є ризик, що доведеться чекати аж до декількох тижнів і постійно нагадувати.
  • Варіант №3: написати текст самостійно і запропонувати клієнту відредагувати його, роздрукувати на фірмовому бланку і підписати. Аналог варіанта 2, але куди більш швидке реалізації.
  • Як розмістити листа на сайті

    Якщо Ви плануєте використовувати подяки клієнтів як маркетинговий інструмент і розміщувати на сайті, то зверніть увагу на наступну мапу кліків. Я спостерігаю її і на своєму сайті, і на сайтах деяких клієнтів, які також використовують цей маркетинговий важіль.

    Клікабельність подячних листів.

    Найбільше кліків переглядів отримує перший лист. Тому переконайтеся, що воно найбільш яскраво розкриває Вашу експертизу. Наприклад, у себе на сайті я поставив лист з відкликанням на копірайтинг для складних IT-послуг, оскільки до мене часто приходять клієнти саме цього сегмента. І, та, як бачите, рекомендаційні листи читають.

    Шаблон подячного листа для скачування

    Щоб вам було простіше, я підготував бланк листи подяки (зразок) у системі Google Docs. Ви можете створити копію на своєму Диску Google, змінити текст, скачати або роздрукувати.

    Шаблон листа для скачування

    Пряме посилання на бланк, щоб завантажити у форматі DOCX, PDF, RTF.

    Висновок

    Як і будь-який текст в копірайтингу, подячний лист має вирішувати поставлену задачу. Якщо Ви хочете, щоб воно працювало на продажу — використовуйте підхід кейсів. Якщо хочете взаємну вигоду — використовуйте кейси з непрямою рекламою. Якщо просто хочете сказати спасибі без зобов’язань і відповідальності — використовуйте шаблонні рішення. Вони прості, але ефективні.

    Як бачите, нічого складного тут немає. Пробуйте і у Вас все вийде!

    Щиро Ваш, Данило Шардаков.

    Скандальний контент-маркетинг, або як використовувати негатив, конфлікти і провокації для продажу товарів і послуг
    [Відео]: Як писати продають заголовки 4U + K

    Вам сподобаються

    Що таке LSI копірайтинг, тексти та запити: простими…

    Як правильно написати оголошення про продаж для дошок…

    Основи HTML для копірайтера, або навіщо копірайтеру…

    Конкурентні переваги компанії: види, як знайти…

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here